GESTOR DE EXPEDIENTES | |
 | Con el tramitador o gestor de expedientes se tiene una situación similar a la de la sede electrónica, es decir, aunque es posible el diseño a medida de una herramienta que gestione los flujos de cada trámite, existen soluciones prefabricadas que facilitan la implantación de procedimientos de manera automatizada. Son los workflow y los BPMS. Estas herramientas, por medio de un “motor de workflow” situado en el servidor de la red, van encaminando los expedientes de acuerdo con las reglas establecidas. Aspectos jurídicos | Aspectos tecnológicos |
ASPECTOS JURÍDICOS
Requisitos según LAECSP
Deberá fomentar la conservación de todo documento electrónico que forme parte de un expediente. Artículos LAECSP
Deberá fomentar la conservación de todo documento electrónico que forme parte de un expediente
ART. 6.2 f)
“Además, los ciudadanos tienen en relación con la utilización de los medios electrónicos en la actividad administrativa, y en los términos previstos en la presente Ley, los siguientes derechos:
f) A la conservación en formato electrónico por las Administraciones Públicas de los documentos electrónicos que formen parte de un expediente.”
Si el ciudadano no dispone de ninguno de los métodos del artículo 13 (eDNI, firma electrónica, claves, información conocida por ambas partes …) deberá permitir que determinados funcionarios puedan realizar la iniciación del trámite en representación del ciudadano mediante el sistema de firma electrónica que tengan disponible. Deberá quedar constancia de la autorización del ciudadano Artículos LAECSP
Si el ciudadano no dispone de ninguno de los métodos del artículo 13 (eDNI, firma electrónica, claves, información conocida por ambas partes …) deberá permitir que determinados funcionarios puedan realizar la iniciación del trámite en representación del ciudadano mediante el sistema de firma electrónica que tengan disponible. Deberá quedar constancia de la autorización del ciudadano.
ART. 22.1
“En los supuestos en que para la realización de cualquier operación por medios electrónicos se requiera la identificación o autenticación del ciudadano mediante algún instrumento de los previstos en el artículo 13 de los que aquel no disponga, tal identificación o autenticación podrá ser validamente realizada por funcionarios públicos mediante el uso del sistema de firma electrónica del que estén dotados.”
Deberá contemplar la habilitación por parte de las AAPP a determinadas personas de la capacidad de representación de personas físicas o jurídicas Artículos LAECSP
Deberá contemplar la habilitación por parte de las AAPP a determinadas personas de la capacidad de representación de personas físicas o jurídicas.
ART. 23
“Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 13.2, las Administraciones Públicas podrán habilitar con carácter general o específico a personas físicas o jurídicas autorizadas para la realización de determinadas transacciones electrónicas en representación de los interesados. Dicha habilitación deberá especificar las condiciones y obligaciones a las que se comprometen los que así adquieran la condición de representantes, y determinará la presunción de validez de la representación salvo que la normativa de aplicación prevea otra cosa. Las Administraciones Públicas podrán requerir, en cualquier momento, la acreditación de dicha representación.”
Salvo norma indicando lo contrario, deberá entender, para el cómputo de plazos, que la presentación de documentos en un día inhábil se considerará realizada la primera hora del primer día hábil siguiente Artículos LAECSP
Salvo norma indicando lo contrario, deberá entender, para el cómputo de plazos, que la presentación de documentos en un día inhábil se considerará realizada la primera hora del primer día hábil siguiente.
ART. 26.3
“A los efectos del cómputo de plazo fijado en días hábiles o naturales, y en lo que se refiere a cumplimiento de plazos por los interesados, la presentación en un día inhábil se entenderá realizada en la primera hora del primer día hábil siguiente, salvo que una norma permita expresamente la recepción en día inhábil.”
Deberá entender el inicio del cómputo de plazos en el momento de la presentación de los documentos o, en su caso, en el momento de entrada en el registro del destinatario. La fecha efectiva de inicio del cómputo de plazos deberá ser comunicada. Artículos LAECSP
Deberá entender el inicio del cómputo de plazos en el momento de la presentación de los documentos o, en su caso, en el momento de entrada en el registro del destinatario. La fecha efectiva de inicio del cómputo de plazos deberá ser comunicada.
ART. 26.4
“El inicio del cómputo de los plazos que hayan de cumplir los órganos administrativos y entidades de derecho público vendrá determinado por la fecha y hora de presentación en el propio registro o, en el caso previsto en el apartado 2.b del artículo 24, por la fecha y hora de entrada en el registro del destinatario. En todo caso, la fecha efectiva de inicio del cómputo de plazos deberá ser comunicada a quien presentó el escrito, solicitud o comunicación.”
Deberá tener en cuenta que, reglamentariamente, las AAPP podrán establecer obligatoriedad de comunicarse con ellas con medios electrónicos solamente (personas jurídicas y/o colectivos) Artículos LAECSP
Deberá tener en cuenta que, reglamentariamente, las AAPP podrán establecer obligatoriedad de comunicarse con ellas con medios electrónicos solamente (personas jurídicas y/o colectivos)
ART. 27.6
“Reglamentariamente, las Administraciones Públicas podrán establecer la obligatoriedad de comunicarse con ellas utilizando sólo medios electrónicos, cuando los interesados se correspondan con personas jurídicas o colectivos de personas físicas que por razón de su capacidad económica o técnica, dedicación profesional u otros motivos acreditados tengan garantizado el acceso y disponibilidad de los medios tecnológicos precisos.”
Deberá verificar, para que se pueda notificar a un ciudadano de manera electrónica, que el ciudadano lo ha consentido. Deberá tener en cuenta que el ciudadano podrá requerir que las notificaciones sucesivas no se envíen de manera electrónica Artículos LAECSP
Deberá verificar, para que se pueda notificar a un ciudadano de manera electrónica, que el ciudadano lo ha consentido. Deberá tener en cuenta que el ciudadano podrá requerir que las notificaciones sucesivas no se envíen de manera electrónica
ART. 27.2
“Las Administraciones Públicas utilizarán medios electrónicos en sus comunicaciones con los ciudadanos siempre que así lo hayan solicitado o consentido expresamente. La solicitud y el consentimiento podrán, en todo caso, emitirse y recabarse por medios electrónicos.”
ART. 28.4
“Durante la tramitación del procedimiento el interesado podrá requerir al órgano correspondiente que las notificaciones sucesivas no se practiquen por medios electrónicos, utilizándose los demás medios admitidos en el artículo 59 de la Ley 30/1992, de Régimen Jurídico y del Procedimiento Administrativo Común, excepto en los casos previstos en el artículo 27.6 de la presente Ley.”
Deberá tener en cuenta que las AAPP podrán emitir cualquier documento electrónico siempre que incorpore una o varias firmas, o, en su caso, un código u otro sistema de verificación para poder validarlo contra el archivo electrónico. Artículos LAECSP
Deberá tener en cuenta que las AAPP podrán emitir cualquier documento electrónico siempre que incorpore una o varias firmas, o, en su caso, un código u otro sistema de verificación para poder validarlo contra el archivo electrónico.
ART. 29.1
“Las Administraciones Públicas podrán emitir validamente por medios electrónicos los documentos administrativos a los que se refiere el artículo 46 de la Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, siempre que incorporen una o varias firmas electrónicas conforme a lo establecido en la Sección 3.ª del Capítulo II de la presente Ley.”
Deberá tener en cuenta que el interesado o las AAPP podrán emitir copias auténticas siempre que el documento original esté en manos de la Administración y que la información sobre firma electrónica (y, si procede, sellado de tiempo) permitan comprobar la coincidencia con el original Artículos LAECSP
Deberá tener en cuenta que el interesado o las AAPP podrán emitir copias auténticas siempre que el documento original esté en manos de la Administración y que la información sobre firma electrónica (y, si procede, sellado de tiempo) permitan comprobar la coincidencia con el original
ART. 30.1
“Las copias realizadas por medios electrónicos de documentos electrónicos emitidos por el propio interesado o por las Administraciones Públicas, manteniéndose o no el formato original, tendrán inmediatamente la consideración de copias auténticas con la eficacia prevista en el artículo 46 de la Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, siempre que el documento electrónico original se encuentre en poder de la Administración, y que la información de firma electrónica y, en su caso, de sellado de tiempo permitan comprobar la coincidencia con dicho documento.”
Deberá garantizar los plazos establecidos mediante el control automático de los tiempos. Artículos LAECSP
Deberá garantizar los plazos establecidos mediante el control automático de los tiempos
ART. 36.1
“Las aplicaciones y sistemas de información utilizados para la instrucción por medios electrónicos de los procedimientos deberán garantizar el control de los tiempos y plazos, la identificación de los órganos responsables de los procedimientos así como la tramitación ordenada de los expedientes y facilitar la simplificación y la publicidad de los procedimientos.”
La comunicación electrónica de la resolución tendrá validez siempre que se haga uso de algún sistema de firma electrónica que garantice la identidad del órgano competente. Artículos LAECSP
La comunicación electrónica de la resolución tendrá validez siempre que se haga uso de algún sistema de firma electrónica que garantice la identidad del órgano competente
ART. 38.1
“La resolución de un procedimiento utilizando medios electrónicos garantizará la identidad del órgano competente mediante el empleo de alguno de los instrumentos previstos en los artículos 18 y 19 de esta Ley.”
Deberá tener en cuenta que las resoluciones se podrán generar de forma automatizada si así está previsto Artículos LAECSP
Deberá tener en cuenta que las resoluciones se podrán generar de forma automatizada si así está previsto
ART. 38.2
“Podrán adoptarse y notificarse resoluciones de forma automatizada en aquellos procedimientos en los que así esté previsto.”
Productos
Le mostramos los productos tecnológicos susceptibles de ser utilizados para la implementación de una sede electrónica. Le recordamos que puede visualizar tablas comparativas de los mismos mediante el menú de opciones: aspectos tecnológicos.
